Виды папок и их использование

Законодательные акты обязывают организации хранить документы год, пять, а то и все 75 лет. Так и выходит, что в бухгалтерии, кадровой службе, юридическом и PR-отделе скапливаются груды бумаги. Как организовать систему хранения документов, чтобы быстро и легко находить нужные?

Для начала заказать папки-архиваторы разной толщины, закладки к ним. Для документов длительного хранения подойдет архивный короб. Трудовые книжки удобнее всего хранить в специальной картотеке в алфавитном порядке, фиксируя разделителями.

Папка с арочным механизмом, или как ее еще называют папка-регистратор, пригодится для хранения документов в алфавитном или хронологическом порядке. Бумаги прокалывают дыроколом или раскладывают в файлы и подшивают в папку на стержни замка.

На этикетке сбоку подписывают, какие документы архивируются. Если в дальнейшем возможна замена документов, практичнее использовать папки с пластиковым кармашком со сменной этикеткой.

Кольцо на торце архиватора удобно для вытягивания нужной папки с полки, если продеть в него палец. Папки-регистраторы отличаются не только размерами, но и жесткостью картона. Для особой прочности и увеличения срока службы картон снаружи и изнутри могут покрыть пластиком. Некоторые папки имеют металлическую или ПВХ-окантовку, чтобы не истирались края. Пластиковый край также защищает мебель от царапин.

По механизму фиксации документов папки могут быть:

• разжимными – имеют два или более кольца, раздвигающиеся при растягивании в противоположные стороны;
• рычажными – смыкание и размыкание колец (обычно их 2) достигается с помощью рычажка.

Папки с механическим прижимом удобны для временного хранения документов, которые находятся в работе и регулярно используются. Для оперативной документации незаменимы и папки-скоросшиватели с зажимом или клипом. Они бывают картонные и пластиковые.

В крупных архаичных компаниях предпочитают единообразие, но и здесь иногда хранят документы одного вида в папках определенного цвета. Для молодых, динамичных организаций больше подходят папки с рисунком, ярких расцветок или комбинированные.

Заказывая канцтовары, не забудьте про разделители. Они упрощают делопроизводство. Разделители многократного использования имеют ярко-окрашенные ярлычки с цифровыми или буквенными указателями. Для удобства под прозрачный титульный лист подшивают оглавление.

За матеріалами: Новини науки